Tietosuoja- ja evästeseloste

Tämä seloste kertoo, miten KiHy Oy – Kiropraktiikka- ja hyvinvointiklinikka käsittelee asiakkaidensa ja verkkosivuston käyttäjien henkilötietoja. Päivitämme selostetta tarvittaessa. Voimassa on aina tällä sivulla julkaistu versio.

1. Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) artiklojen 13 ja 14 mukainen tietosuojaseloste. Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Suomen tietosuojalakia (1050/2018). Potilastietojen osalta noudatetaan myös lakia potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) sekä potilasasiakirjoja koskevaa lainsäädäntöä.

2. Rekisterinpitäjä

KiHy Oy
Y-tunnus: 3326950-8
Asemakatu 11 A, PL 15, 40100 Jyväskylä

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava
Tuomo Pieti
Puhelin: 040 747 4625
Sähköposti: tuomo.pieti@kihy.fi

Henkilötietoja käsittelevät
Tuomo Pieti, Anne Leikas, Olli Hakkarainen ja Lauri Koho

3. Rekisterin nimi

KiHy Oy – Kiropraktiikka- ja hyvinvointiklinikan asiakas- ja potilasrekisteri sekä verkkosivuston käyttäjätiedot.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• ajanvarausten hallinta ja asiakkaan yhteydenotot
• hoitosuhteen ylläpito ja hoidon toteuttaminen
• laskutus ja maksujen käsittely
• asiakassuhteen hoitaminen ja asiakasviestintä
• markkinointiviestit, joista asiakas voi kieltäytyä milloin tahansa
• verkkosivuston toiminnan varmistaminen, kehittäminen ja tietoturva
• verkkosivuston kävijäseuranta ja markkinoinnin kohdentaminen, kun käyttäjä on antanut tähän suostumuksen

Käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

• Sopimus: asiakas- tai hoitosuhde, esimerkiksi ajanvaraus ja hoidon toteuttaminen (GDPR 6.1 b).
• Lakisääteinen velvoite: esimerkiksi kirjanpitoa ja potilasasiakirjoja koskevat säilytysvelvoitteet (GDPR 6.1 c).
• Oikeutettu etu: asiakassuhteen hoitaminen, palvelujen kehittäminen ja verkkosivuston tietoturva (GDPR 6.1 f).
• Suostumus: analytiikka- ja markkinointievästeet sekä sähköinen suoramarkkinointi (GDPR 6.1 a).

Terveydenhuollon palvelujen tuottamiseen liittyviä terveystietoja käsitellään GDPR:n artiklan 9.2 h ja kansallisen lainsäädännön perusteella.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• postiosoite
• sukupuoli
• hoitoon liittyvät muistiinpanot
• varaushistoria ja käyntitiedot
• maksu- ja laskutustiedot
• markkinointiluvat ja -kiellot
• verkkosivuston käyttöön liittyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selain- ja laitetiedot, vierailtujen sivujen tiedot sekä evästeiden kautta kerätyt tunnisteet
• evästesuostumuksen tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääasiassa:

• asiakkaalta itseltään, esimerkiksi ajanvarauksen, yhteydenoton tai vastaanottokäynnin yhteydessä
• hoitavalta henkilökunnalta hoitosuhteen aikana
• verkkosivuston lomakkeista ja sähköisestä ajanvarausjärjestelmästä
• verkkosivuston evästeistä ja analytiikka- ja markkinointityökaluista, kun käyttäjä on antanut niihin suostumuksen

7. Tietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty:

• Asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin laki edellyttää.
• Potilasasiakirjoja säilytetään potilasasiakirjoja koskevan lainsäädännön määräämät ajat.
• Kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolain mukaisesti.
• Markkinointiin liittyvät tiedot poistetaan, kun asiakas kieltää markkinoinnin tai asiakassuhde päättyy.
• Evästeiden säilytysajat näkyvät alla olevassa evästetaulukossa.

Asiakas voi pyytää tietojensa poistamista. Poistamme tiedot, ellei laki velvoita meitä säilyttämään niitä.

8. Tietojen luovutus ja siirto

KiHy Oy ei myy eikä luovuta asiakastietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki niin vaatii.

Käytämme luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Tällaisia ovat esimerkiksi:

• sähköinen ajanvarausjärjestelmä (Vello)
• verkkokauppa (Holvi)
• verkkosivuston ylläpito- ja palvelinpalvelut
• Google Analytics ja Google Ads (Google)
• Facebook-pikseli (Meta)

Osa palveluntarjoajista, kuten Google ja Meta, voi käsitellä tietoja myös EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa. Tällöin siirrot toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisin suojatoimin, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen tai Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden perusteella. Analytiikka- ja markkinointipalveluihin siirretään tietoja vain, jos olet hyväksynyt kyseiset evästeet.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

• tarkastaa sinusta tallennetut tiedot
• oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot
• poistaa tietosi, ellei laki velvoita säilyttämään niitä
• rajoittaa tietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa
• vastustaa tietojesi käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, ja kieltää suoramarkkinointi
• siirtää antamasi tiedot koneluettavassa muodossa toiselle rekisterinpitäjälle
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisteriasioiden yhteyshenkilöön osoitteessa tuomo.pieti@kihy.fi. Vastaamme pyyntöihin viimeistään kuukauden kuluessa.

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

10. Evästeet

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat laitteellesi, kun vierailet sivustolla. Käytämme evästeitä seuraavissa luokissa:

• Välttämättömät: välttämättömiä sivuston toiminnalle, eikä niitä voi poistaa käytöstä.
• Asetukset: muistavat asetuksesi ja mieltymyksesi paremman käyttökokemuksen takaamiseksi.
• Analytiikka: auttavat meitä ymmärtämään, miten kävijät käyttävät sivustoa.
• Markkinointi: käytetään kohdistettujen mainosten näyttämiseen ja kampanjoiden seurantaan.

11. Suostumuksen hallinta

Kun saavut sivustolle ensimmäistä kertaa, näytämme evästeilmoituksen. Siinä voit hyväksyä tai hylätä evästeet tai valita, mitä evästeluokkia sallit. Välttämättömät evästeet ovat aina käytössä. Muita evästeitä käytetään vain, jos annat niihin suostumuksen.

Voit muuttaa valintojasi tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa avaamalla evästeasetukset uudelleen sivuston evästeasetuspainikkeesta. Valintasi tallennetaan, eikä evästeilmoitusta näytetä jokaisella käynnillä. Voit myös poistaa evästeet selaimesi asetuksista.

12. Rekisterin suojaus

Sähköiset tiedot on suojattu käyttäjätunnuksilla, salasanoilla ja palomuurilla. Tietoihin pääsevät vain henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työssään. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

13. Yhteystiedot

Tähän selosteeseen ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset voit lähettää osoitteeseen tuomo.pieti@kihy.fi tai soittaa numeroon 040 747 4625.